Gli elementi raccolti sono memorizzati nella libreria personale; possono essere inoltre organizzati in collezioni (per progetto, per argomento, per materia, per esame, …).
Un altro modo per gestire la propria raccolta è quella di assegnare tag (etichette) ai singoli elementi; i tag sono poi ricercabili (quindi con un clic è possibile recuperare tutti gli elementi categorizzati allo stesso modo: da rivedere, recuperare PDF, già letto,…).
Gli elementi inseriti nelle collezioni non sono spostati dalla Libreria personale alle sottocartelle, ma copiati e collegati: modificando una citazione, viene modificata in tutte le collezioni in cui compare, cancellando un elemento da una collezione, non lo si elimina del tutto dal proprio database.
All’interno della propria libreria si possono eseguire ricerche (semplici e avanzate) e salvare le ricerche per uso futuro. Le ricerche eseguite con i risultati vengono memorizzate come nuove cartelle.
Tutti i riferimenti importati in Zotero vengono inseriti nella Libreria personale; per organizzare i riferimenti si possono creare collezioni e trascinarci sopra gli elementi. Si possono creare anche sottocartelle (chiamate collezione secondaria nel menu del programma).
Gli elementi copiati in una collezione (o in più collezioni), non vengono spostati ma restano anche nella Libreria personale e soprattutto costituiscono «viste» (modificando un elemento nella Libreria personale, le modifiche vengono fatte anche sulle repliche nelle altre collezioni).
Nella cartella Elementi duplicati si trovano i doppioni (i riferimenti dello stesso articolo provenienti da banche dati diverse): è possibile scegliere solo l’elemento con i metadati più corretti o completi, o fondere i dati in un unico elemento (cliccando sul pulsante Accorpare n elementi nella colonna a destra).
Gli elementi non inseriti in nessuna sottocartella si trovano anche nella cartella Elemento non classificato.
Questo menu si apre cliccando col tasto destro del mouse su uno degli elementi della libreria personale inseriti in una collezione e contiene tutte le operazioni che si possono fare sulla singola referenza.
E’ importante notare la differenza tra:
Se si elimina una collezione, gli elementi in essa contenuti restano nella libreria personale.
Selezionato un elemento, posizionarsi sulla scheda Tag nella colonna a destra del programma per aggiungere e/o eliminare etichette associate al documento.
I soggetti con cui i documenti sono indicizzati in alcune banche dati bibliografiche vengono importati in Zotero tra i tag al momento della cattura dei metadati bibliografici.
I tag con etichetta arancio sono quelli importati insieme ai dati bibliografici; i tag con etichetta azzurra sono quelli creati dall'utente.
Nel riquadro in basso della colonna sinistra si possono visualizzare tutte le etichette presenti in tutti gli elementi della Libreria personale. Cliccando su un tag si visualizzano nella colonna centrale tutti gli elementi che lo contengono.
I tag sono ricercabili (v. Ricerche).
Per individuare un elemento all’interno della propria Libreria personale è possibile: selezionare un tag, selezionare una sottocartella o eseguire ricerche:
Tutte le parti degli elementi memorizzati sono ricercabili; anche il contenuto di eventuali PDF allegati è ricercabile, se nelle impostazioni di Zotero è stata effettuata l’indicizzazione.
Con il riquadro sopra la lista degli elementi si possono eseguire ricerche rapide. Cliccando sulla lente di ingrandimento si attiva la maschera di ricerca avanzata con campi combinati secondo la logica booleana ; le ricerche salvate compaiono come cartelle nella colonna a sinistra.
